Fakturaskanning er konvertering av papirer og dokumenter til digitale filer.

Man har lenge snakket om det papirløse samfunn - hvor alt skal lagres på pc´en, og ikke skrives ut.

Men som vi alle vet er ikke verden riktig der ennå, så samtidig som noen fortsatt skriver ut dokumenter og fakturerer på papir, brukes det enorme ressurser på å skanne alle dokumenter og fakturaer til elektronisk format.

Løsningen må naturligvis være elektroniske fakturaer, dvs. at fakturaer som er laget i et økonomisystem, skal kunne sendes elektronisk til mottakeren, uten at de først må skrives ut.

Skanning

Men før vi kommer helt i mål, må vi selv fortsette å skanne fakturaer og dokumenter en stund til. Selve skanningen av dokumentene kan man ta selv, eller man kan få et profesjonelt skannerbyrå til å gjøre jobben.

Velger man å gjøre det selv finnes forskjellige løsninger. F.eks. kan man velge å kjøpe en dedikert skanner, eller man kan velge en MFP (MultiFunksjonsPrinter) som har skanner innebygget. Sammen med skanneren følger det med et skannerprogram, hvor man styrer formater (pdf, jpg osv.) og oppløsning - dvs. dpi (dots per inch).

Send dokumentene direkte via e-post

I noen programmer kan man dessuten sende dokumentene direkte via e-post, uten at du først mellomlagrer på pc´en. Det er spesielt fornuftig hvis man bruker et program som e-conomic, hvor man mottar og lagrer dokumenter via e-post.

En annen ting man bør se etter er arkmater. Skal man skanne flere dokumenter, er det en fordel at skanneren er utstyrt med arkmater.

Håndtering av dokumenter i e-conomic

Det finnes flere forskjellige programmer på markedet til håndtering av dokumenter, og hvilket man bør velge avhenger naturligvis av behov og formål.

De skannerprogrammer man kan lese mer om på vår hjemmeside, er for det første vår egen bilagsskanning. Denne kan håndtere både fakturaer og øvrige dokumenter, som man ønsker å lagre i e-conomic.

Ibistic Invoice System

Skannerleverandøren Ibistic har laget en integrasjon til e-conomic, slik at data og dokumenter kan overføres elektronisk. Ibistic Invoice System er en avansert skannerløsning, hvor programmet selv tolker data på fakturaene. I tillegg kan man sette opp systemet med godkjenningsrutiner.