Holde oversikt over iskremkjeksene

Iskremkuler i kjeks er selve essensen av sommer. Og med iskrem som er laget innen det siste døgnet, smaker sommeren enda bedre.

Ferskt laget italiensk iskrem har gjort at den danske franchisekjeden ParadIS har lykkes. Men med den raske veksten fulgte enorme problemer som en følge av inkonsekvent og ujevn intern økonomisk styring blant butikkene.

ParadIS har, gjennom å bruke regnskapssystemet e-conomic, fått en oversikt over lønnsomheten til alle de 23 butikkene og gitt dem et felles sammenligningsgrunnlag.

Den første ParadIS-iskrembutikken ble innviet i Danmark i 2000. ParadIS har vokst til en franchisekjede på 23 butikker som dekker hele landet siden innvielsen.

ParadIS har åpnet 14 nye butikker på bare to år, og ledelsen ønsker også å utvide virksomheten utenfor de danske grensene.

“Vi har mer enn 250 ansatte og en svært høy vekstrate. Derfor er vårt langsiktige mål å utvide internasjonalt.

Noen av fordelene med å være en franchisekjede, er at hver enkelt butikk styres og drives lokalt og uavhengig. Vi blander oss ikke inn i butikkenes daglige drift.

Vår eksistens hviler imidlertid på butikklønnsomhet, og derfor har vi behov for å kunne tilby umiddelbar støtte til de butikkene som bekjemper effektivitetsproblemer,” sier en av ParadIS-grunnleggerne Jørgen Bjerre.

Økt behov for standardisering

For inntil bare noen måneder siden, hadde ikke ParadIS oversikt over lønnsomheten i hver butikk.

"Den raske veksten i antall butikker resulterte i ustrukturert økonomistyring. Det krevdes stadig mer ressurser for å holde oversikt over den økonomiske situasjonen i hver butikk, ettersom alle benyttet forskjellige ERP-systemer og metoder.

Vi besluttet at vi skulle ha månedlige rapporter, og at alle skulle bruke samme regnskapsprogram. Ellers ville vi ikke klare å sammenligne butikkene mot hverandre, sier han".

Frustrerende fakturaer

En annen årsak til å standardisere de økonomiske styringssystemene var kompleksiteten med å drive en ParadIS-butikk. Iskremen produseres i hver enkelt butikk hver dag, slik at den alltid er fersk og har den best mulige smaken.

Iskremproduksjon krever en lang liste av ingredienser, og innkjøp av melk alene genererer fire fakturaer i uken per butikk, som betyr 350 fakturaer i måneden for alle 23 butikkene - bare for melk.

”Hver enkelt butikk betaler omtrent 50 fakturaer i måneden, og siden butikkene typisk drives og administreres av én person som er travelt opptatt med å betjene kunder, spesielt om sommeren, blir administrasjon ofte andreprioritet,” forklarer Jørgen Bjerre.

Høyt fleksibilitetsnivå med leieprogramvare på nett

”Vi bestemte oss for å se etter et system som er brukervennlig, selv for personer som ikke har erfaring med regnskapsføring, og som er tilgjengelig for alle, uavhengig av hvor de befinner seg, fordi programvaren er fleksibel, nett- og abonnementsbasert. Dette er viktig for et selskap som vårt, fordi vi er i stadig endring.

Som et eksempel på hva som har blitt oppnådd, har vi nå en konsolidert kontoplan som distribueres til alle 23 enhetene og er enkelt å utvide etter hvert som vi vokser,” sier Bjerre.

e-conomic gir til og med våre regnskapsførere og revisorer, som gir ekstern assistanse, fri tilgang til systemet. En annen viktig funksjon er automatisk oppgradering – vanligvis en stor utgift i det lange løp, men med e-conomic er oppgraderinger inkludert i den månedlige abonnementsavgiften på USD 25 for hver enkelt butikk.”

Automatisk regnskapsføring

I fremtiden vil jevnlige fakturaer for hver enkelt butikk bli håndtert automatisk, noe som dermed sparer mer tid. ”Vi kan importere filene til e-conomic automatisk, inkludert fakturaer. På denne måten tildeles fakturaene automatisk de riktige kontoene. I stedet for at hver enkelt butikk må håndtere 25 separate melkefakturaer, mates de inn som én fil og registreres kun én gang,” forklarer Bjerre.

Og som et ekstra trinn vil e-conomic bli integrert med andre forretningssystemer som brukes til lønnsutbetaling, salg, kjøp osv. som brukes av ParadIS Danmark.

Effektive og økonomisk gunstige metoder for økonomistyring
”Som økonomisjef for ParadIS har jeg arbeidet med mange ulike regnskapssystemer over årene. e-conomic har vist seg å være det systemet som passer best for våre behov. Vi har mange brukere med tilgang til systemet, og på hovedkontoret har vi oppnådd en utmerket oversikt over driftsforholdene for hver butikk på månedlig basis”, sier Bjerre.

”En annen viktig fordel med e-conomic er at det gir den mest optimale ressurssparende økonomistyringen. Vi trenger ikke å opprettholde og oppgradere en uavhengig server, og våre reisekostnader reduseres fordi revisorer og regnskapsførere ikke lenger må være på stedet for gjennomgang – de logger bare på fra sitt eget kontor.

Dette er viktig for oss fordi vi tror på felles sosialt ansvar, og etterstreber produksjon av grønne kontoer,” sier Bjerre.

Når det gjelder utnyttelse av det internasjonale potensialet til ParadIS, ser Jørgen Bjerre på e-conomic som en hjelpende hånd i å gjøre det til en enkel og smertefri prosedyre. ”Systemet finnes på mange språk og kan utnyttes i franchisebutikker utenlands.

Og vi vil være i stand til å integrere det med andre systemer for å sikre effektive og kostnadseffektive prosedyrer for økonomisk styring verden over,” sier han.

FAKTA:
Utfordringer
• Inkonsekvente metoder for økonomisk styring og halvårsrapporter førte til manglende oversikt for ledelsen over butikkene på fellesnivå
• Daglig iskremproduksjon i alle butikkene genererte en stor mengde fakturaer som igjen førte til tidkrevende administrasjon

Løsning
• e-conomic – verktøy for økonomisk styring på nett
• Nettbasert regnskapsføring, arkivering og elektronisk fakturering
• Gratis systemtilgang for eksterne regnskapsførere og revisorer
• Tilgang fra enhver datamaskin med en Internett-tilkobling, ideell til f.eks. reising eller for franchiser hvor som helst
• Gratis oppdateringer og støtte
• Månedlig abonnement med lav kostnad – USD 25 per franchise

Resultat
• Forente prosedyrer for økonomisk styring for hovedkontor og butikker
• Gjennomsiktige metoder for økonomisk styring gir ParadIS Danmark en rask oversikt over inntekt og drift i hver enkelt butikk
• Automatisk registrering av fakturaer osv.
• Raske statistikker, rapporter og referansetesting på månedlig basis
• Enkel integrering med andre forretningssystemer
• Enklere samarbeid mellom ParadIS Danmark og kommende butikker i utlandet
• Kostnadseffektiv løsning, spesielt med tanke på kontinuerlige, gratis oppgraderinger
• Ressurssparende økonomisk system, f.eks. med tanke på server- og reisekostnader