Lars Toft om løsning for håndverkere

Lars driver både en bygningssnekker- og en halmtaksvirksomhet, med assistenter i begge virksomhetene. Han bruker e-conomics løsning for håndverkere til å administrere begge selskapene, opprette nye prosjekter og underprosjekter og få en god oversikt over bedriften. Assistentene gjør sin egen timeregistrering i e-conomic.

På jakt etter en enkel løsning

"Vi var på jakt etter et verktøy for prosjektledelse på anleggsplasser samt et timeregistreringssystem for de ansatte. Det ville vært mye enklere om de kunne foreta timeregistreringen hjemmefra", forteller Lars.

e-conomics løsning for håndverkere viste seg å være det riktige valget for Lars og virksomhetene hans, fordi den er brukervennlig og krever heller ikke at brukerne har inngående datakunnskaper.

Prosjektstyring for håndverkere – ikke datanerder

Selv om Lars har begrenset erfaring med dataprogrammer, ble han fort kjent med e-conomics regnskapsprogramvare. Nå gir han og konen Lone nye ansatte en kort opplæringsøkt for å lære dem de viktigste punktene:

"For fire år siden startet jeg opp en datamaskin for første gang. Det tok litt tid å bli vant til det, men det er enkelt å finne frem i e-conomic. Jeg forstår riktignok ikke alle komponentene, men prosjektledelse og timeregistrering er virkelig enkelt å arbeide med.

Vi skal snart lære opp en ny snekker. Han er 58 år gammel og har aldri brukt en datamaskin, men jeg er sikker på at det ikke vil ta lang tid før han lærer dette", sier Lars.

Lars' kone Lone hjelper med både bokføring og opplæring av nye ansatte:

"Når vi starter opplæring av nye ansatte, inviterer vi dem til kontoret og gir dem en kort innføring og en liten brosjyre som vi har utarbeidet selv. Vi sørger så for at de får egen påloggings-ID, slik at de kan logge på hjemmefra og komme i gang med en gang. Dette tar bare et kvarters tid.

Hvis de har problemer med å komme i gang, er vi alltid tilgjengelige via telefon. Spørsmålene gjelder som oftest hvilket prosjektnummer de skal rapportere på eller hvilken knapp de skal klikke på, men de lærer det ganske raskt.

Det er ekstremt viktig for oss at programvaren er brukervennlig. Våre ansatte er håndverkere, ikke datanerder", tilføyer Lone.

Bokføring på en-to-tre

Hver onsdag tar Lone seg av bokføringen for begge virksomhetene. Dette har blitt mye enklere med det nye systemet:

"Før vi begynte å bruke e-conomic måtte assistentene våre fylle ut timesedler for hånd. Og så måtte jeg bruke flere timer hver uke til å prøve å tolke skribleriene deres og legge inn data.

Nå kan assistentene gjøre sine egen tidsrapportering. De har egen påloggings-ID og kan gjøre registreringen når det passer dem best – alle sammen har en datamaskin! Så tar jeg meg av lønningene, og når timene har blitt godkjent i systemet blir hvert enkelt prosjekt automatisk oppdatert. Dette gir oss god oversikt over hvor mye tid som brukes på hvert prosjekt."

Lone er verken revisor eller regnskapsfører, men hun har likevel ganske godt grep på kontoene for begge virksomhetene:

"Jeg har gått på handelskole, så jeg vet at to pluss to er fire. Men jeg er selvlært i e-conomic – og jeg har fått noen gode tips fra revisoren.

Jeg oppretter prosjekter og kontrollerer hvilke leverandører vi skylder penger til og hvilke kunder som skylder penger til oss. Tidligere brukte jeg Microsofts tilsvarende regnskapsprogramvare, C5, men den kan ikke sammenliknes med e-conomic – den er ikke på langt nær like brukervennlig.

Det er svært viktig for oss at hver gang vi har besøkt en kunde vet vi med en gang hvordan det gikk – når det gjelder både utgifter og fortjeneste.

I starten brukte vi bare prosjektregnskapsmodulen for større prosjekter, men nå legger vi inn alle oppdragene våre, selv små prosjekter, fordi det er mye smartere.

Vi gjør for eksempel mye arbeid for en skole i nærheten, og nå bruker vi prosjektmodulen selv om vi bare skifter ut et vindu. Det er enkelt å gjøre og gir god oversikt."

Fornøyd med produktet – med rom for forbedring

Når Lars snakker om e-conomics løsning for håndverkere, er han svært positiv – han sparer både tid og penger, og er overbevist om at en Internett-basert løsning er det rette valget:

"De ansatte elsker den. Det finnes ingen tvil om at vi vil fortsette med dette. Den er brukervennlig og gir god oversikt. Jeg anbefaler den faktisk allerede til andre.

Lars mener imidlertid at han har oppdaget en feil i systemet som lager problemer for ham. Når han klikker på et underprosjekt flytter markøren seg noen ganger til toppen av skjermen. Da må han rulle ned i listen igjen for å finne prosjektet. Heldigvis har Lars rapportert denne feilen til e-conomic, som kommer til å fikse den i en kommende oppdatering.

Samlet sett er Lars, Lone og deres ansatte fornøyde med e-conomic:

"Alle snekkerne være er svært tilfredse med det nye systemet. De ønsker definitivt ikke å gå tilbake til det gamle systemet med håndskrevne tidssedler," konkluderer Lone.